Семь «грехов» финотдела в работе с задачами. Узнайте, как их изгнать
Как компании грамотно подготовиться к проверке трудовой инспекции, рассказывает Светлана Борматова, генеральный директор АО «Гринатом Простые Решения» (входит в контур Росатома).
1. Что проверяет трудовая инспекция
Государственная инспекция труда (ГИТ) регулярно проверяет, как компании соблюдают трудовое законодательство. Инспекторы анализируют, не нарушены ли права сотрудников и грамотно ли оформлены кадровые документы. Если будут обнаружены несоответствия законодательству, ГИТ может выписать предписание, наложить штраф на директора или ИП и даже остановить работу бизнеса.
Проверки, которые проводятся инспекторами труда, могут быть плановыми и внеплановыми. Календарь проведения плановых проверок компаний находится на официальном сайте ГИТ и доступен ежегодно после 31 декабря.
Плановые проверки проводятся, как правило, не чаще 1 раза в 3 года. Инспекторы самостоятельно выбирают сферы трудового законодательства, которые планируют проверить. У руководителей бизнеса запрашивают обязательные документы, а также всю информацию, которая касается предмета инспекции.
Поводами для внеплановой проверки могут быть жалобы сотрудников на нарушение трудовых прав или любые сведения о нарушениях трудового законодательства, поступившие в ГИТ.
Внепланово работодателей могут проверить и по требованию государственных структур на основании «Приказа руководителя ГИТ о проведении проверки, изданного в целях исполнения поручения Президента/Правительства РФ или требования прокуратуры».
Например, инспекторов может заинтересовать своевременность выплаты заработной платы. В этом случае трудовая инспекция запрашивает у компании все документы, которые относятся к данной теме.
В первую очередь ГИТ проверяет:
-
наличие и порядок заполнения трудовых договоров;
-
правила внутреннего трудового распорядка;
-
штатное расписание;
-
трудовые книжки и книгу их учета;
-
приказы по личному составу (прием, перевод и прочее);
-
правомерность работы в выходные дни и сверхурочно;
-
порядок и своевременность предоставления отпусков;
-
порядок и сроки выдачи зарплаты;
-
соблюдение правил охраны труда;
-
наличие положения о персональных данных;
-
порядок оформления на работу и условия труда для иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних граждан.
2. Как правильно подготовиться к проверке ГИТ
Самый простой и эффективный способ подготовиться к любым визитам трудовой инспекции — соблюдать трудовое законодательство.
Рекомендую проводить самопроверку по подготовленным проверочным листам государственной инспекции труда. На сегодняшний день доступно 196 тематических чек-листов, охватывающих все темы трудового законодательства, в том числе вопросы охраны труда.
HR-специалист выбирает интересующую тему и пошагово отвечает на вопросы онлайн, учитывая ситуацию в компании и реальные документы. В конце опроса электронный инспектор формирует для компании акт проверки, в котором отмечает возможные нарушения законодательных требований и дает рекомендации по улучшениям, если они необходимы.
В компании инспектор труда может проверить соблюдение трудового законодательства в отношении каждого работника, а при большом количестве сотрудников — выборочно, на свое усмотрение.
Выбирая проверочные листы помните, что проверке подлежит соблюдение трудовых прав каждого конкретного работника, а не организации в целом.
Приведу пример из собственной практики. Разрабатывая чек-листы для клиентов, мы брали за основу вопросы ГИТ. Таким образом, планово готовили компании к проверкам трудовой инспекции.
Мы также составляли план внутренних аудитов на следующий год по всем предприятиям отрасли. Я рекомендую проводить внутренние проверки в зависимости от размера компании с периодичностью от года до трех.
Например, крупное предприятие с большой численностью сотрудников важно проверить минимум 1 раз в три года. Небольшое по численности предприятие с необходимым штатом внутренних аудиторов 1 раз в два года.
Мы всегда приветствуем инициативу наших предприятий. Если компания на следующий год включена в план проверок от ГИТ, она может обратиться к нам за помощью в подготовке. Для оценки направляем своего внутреннего аудитора, который вместе со специалистом HR-службы анализирует правильность оформления документов и дает рекомендации по улучшению. Внутренние аудиторы проверяют также график отпусков и журнал движения трудовых книжек на корректность заполнения.
3. На что обращает внимание ГИТ при документарной проверке
Для документарной проверки инспектору не требуется лично посещать компанию или ИП. Достаточно изучить необходимые документы и сведения.
К ним относятся результаты предыдущих проверок, материалы дел об административных правонарушениях, а также информация, полученная от проверяемого.
Срок проведения документарной проверки по новым правилам не может превышать 10 рабочих дней. В него не включается период с момента направления ГИТ требования представить необходимые документы до момента их представления в инспекцию. Обычно в трудовую инспекцию направляются заверенные копии документов.
По итогам проверки сотрудники ГИТ составляют предписание — документ, в котором перечислены: факты нарушений трудового законодательства, что работодателю нужно сделать, чтобы их устранить, и сроки исполнения.
Задача HR-специалистов — учесть рекомендации трудовой инспекции, устранить нарушения и в указанный период направить в ГИТ подтверждающие документы.
4. Как лучше подготовиться к выездной проверке ГИТ
О внеплановом визите инспекторы ГИТ сообщают работодателю не менее чем за 24 часа. Обычно уведомление направляют письмом по почте или по электронному адресу, указанному при регистрации юридического лица. В том случае, если адрес поменялся, а компания не направила новые данные в государственный реестр, трудовая инспекция направит предупреждение на старый адрес. И компания не узнает о выездной проверке.
С 1 июля 2021 года на выездную проверку отводится не более 10 рабочих дней. Для каждого филиала или обособленного подразделения ГИТ отдельно рассчитывает дни проверки.
Максимальный срок проверки всей компании с обособленным подразделениями — 60 рабочих дней. Малые предприятия инспекторы проверяют не более 50 часов в год, а микропредприятия — не более 15.
Выездные проверки ГИТ разрешает проводить лишь в крайнем случае. К ним относится, например, невозможность оценить выполнение обязательных требований. Например, в представленных документах отражены недостоверные сведения.
При назначении трудовых проверок инспекторы анализируют также индикаторы риска, по которым определяют срочность и необходимость выезда на предприятие. Например, один из индикаторов риска может показать, что возросло количество несчастных случаев с легкими последствиями на предприятии — такой факт обязательно требует проверки.
Во время внепланового визита инспектор приезжает на предприятие и предоставляет руководству компании уведомление о правомерности проверки. Инспекцию проводит сотрудник, который заявлен в документах ГИТ.
Директор ставит свою визу, подтверждая тем самым, что сотрудник трудовой инспекции приступил к работе и получил доступ ко всем необходимым материалам. Например, если ГИТ интересует несвоевременность выплаты заработной платы на предприятии, то инспектору предоставляют бухгалтерские документы с отметками из банка о дате перечисления заработной платы на расчетный счет.
5. За что и как трудовая инспекция может наказать работодателя
Обязанность работодателя — соблюдать трудовое законодательство. Если он не справляется со своими обязанностями, например, допускает задержку зарплаты, неправильно оформляет трудовые документы или трудовые договоры, не соблюдает график отпусков или допускает другие виды нарушений, то ГИТ может наложить на компанию предупреждение или административный штраф.
Невыплата заработной платы в срок, указанный в трудовом договоре, а затем повторная невыплата может даже привести к дисквалификации генерального директора, которого отстранят от занимаемой должности.
6. Как работодателю оспорить действия трудовых инспекторов
Результаты проверки оспариваются в судах общей юрисдикции. Работодатель составляет заявление об оспаривании предписания, подает его в районный суд по месту нахождения государственной инспекции труда. И если суд установит, что ГИТ провели проверку с нарушениями, или признает, что эта проверка незаконная, то предписание аннулируется.