Предостережение из трудовой инспекции: как ответить правильно. Инструкция для HR-директора

Что такое предостережение трудовой инспекции

Предостережение — это официальный документ, который государственная инспекция труда (ГИТ) направляет работодателям, если у нее появилась информация о нарушениях трудового законодательства или о возможности подобных действий со стороны компании. Действуют органы государственной власти согласно ч. 1 ст. 49 закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ.

Это официальный документ, подписанный усиленной электронной подписью, форма которого вступила в силу с 31 декабря 2023 года, а до этого момента запросы из Государственной инспекции труда (ГИТ) направлялись бумажными письмами по почте.

Предостережения применяются с 2018 года и являются новым видом профилактических мероприятий. Именно поэтому многие компании, которые впервые получили такие документы, не сразу разобрались, как на них правильно реагировать.

Цель ГИТ — сообщить работодателю, что поступил сигнал о нарушении Трудового кодекса с его стороны, и это нарушение необходимо устранить в определенные сроки. Например, сотрудник обратился с жалобой на несоблюдение нормативов по рабочему времени, или в официальные органы поступил неправильно оформленный кадровый документ — поводы для предостережения могут быть разными.

Как правило, трудовая инспекция получает информацию о нарушениях из обращений граждан, юридических лиц, органов государственной власти или местного самоуправления.

Чаще всего предостережения касаютсяоплаты труда, в том числе, при увольнении работника; действий трудового договора; охраны труда; нарушений режима труда и отдыха; вопросов повышения квалификации; непредоставления гарантий и компенсаций или других спорных моментов.

В предостережении указываются:

1. Сведения о действиях работодателя, которые могут повлечь нарушение трудового законодательства.

2. Обязательные требования, которые могут быть нарушены данными действиями/ бездействием работодателя.

3. Как организация может обжаловать предостережение. 

Трудовая инспекция предлагает компании принять все необходимые меры, чтобы обеспечить исполнение закреплённых норм.

Как компании реагировать на предостережение ГИТ 

Проигнорировать предостережение из трудовой инспекции нельзя: статья 19.7 КоАП предусматривает административную ответственность юридических лиц за непредоставление информации в государственный орган и штраф до 5000 рублей.

Я рекомендую готовить ответ в трудовую инспекцию совместно HR-специалистам и юристам компании. Если организация небольшая и нет штатного юриста, лучше привлечь внешнюю поддержку для консультации.

Сроки предоставления ответа в трудовую инспекцию указаны в самом предостережении и составляют не менее 60 дней. Важно их выдержать, иначе работодателя могут привлечь к ответственности. Своевременный и документально подтвержденный ответ в ГИТ позволит снять все вопросы и избежать дальнейших разбирательств со стороны государственных органов.

Два варианта ответа на предостережение

1. Работодатель согласен с предостережением.

В этом случае составляется документ, который подтверждает, что нарушение устранено. Все свои действия компания подкрепляет материалами, которые максимально помогут снять ответственность за обнаруженные нарушения. Например, если в предостережении идет речь о приказах, то работодатель прикладывает составленные приказы о приеме на работу.

Если же трудовая инспекция получила жалобу, что с работниками не были заключены трудовые договоры, то к ответу прикрепляются копии этих документов.

2. Работодатель не согласен с предостережением.

В такой ситуации HR-специалист совместно с юристом составляют возражение в трудовую инспекцию, в котором указывают, что компания не нарушила трудовое законодательство. Все тезисы письма также необходимо подтвердить документально.

Ответ в ГИТ можно составить в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или официальным «бумажным» письмом. Отправить его нужно на адрес электронной почты, указанный в исходном документе, или на почтовый адрес. 

Документ должен содержать:

1. Название и контактные данные организации, включая почтовый адрес и контактные телефоны. Если ответ даёт индивидуальный предприниматель, необходимо указать его данные: фамилию, имя, отчество, адрес и телефон.

2. Доводы, на основании которых работодатель согласен или не согласен с предостережением о недопустимости нарушения обязательных требований.

3. Все документы, необходимые для подтверждения позиции. 

ГИТ рассматривает ответ в течение 20 рабочих дней. 

В качестве примеров рассмотрим два случая, когда компании по-разному реагировали на предостережения и подготавливали соответствующие ответы.

В 2020 году региональная торговая компания получила по электронной почте письмо-предостережение по поводу установления заработной платы ниже законного минимума за 2019 год со ссылкой на ст. 22, 133, 133.1 ТК (Установление размера минимальной заработной платы в субъекте Российской Федерации).

Согласно статье, размер минимальной заработной платы в субъекте РФ не может быть ниже минимального размера оплаты труда, установленного законом. Изучив письмо, фирма сделала вывод, что в ГИТ информацию получили от Федеральной налоговой службы. 

Компания была не согласна с предостережением, потому что в фирме по трудовому договору был оформлен только руководитель как совместитель на условиях неполного рабочего дня с окладом по МРОТ.

В регионе на тот момент была установлена минимальная заработная плата в размере 12130 рублей в месяц. Соответственно, заработная плата выплачивалась согласно отработанному времени из расчета стоимости часа. То есть, выплаты соответствовали минимальной зарплате, установленной в регионе. Нарушения не было.

В подобных случаях в ответе для ГИТ следует указать всю имеющуюся информацию и приложить соответствующие документы. 

А теперь рассмотрим пример, когда фирма признала нарушение. В 2022 году компания, которая занимается кадровым консалтингом, получила предостережение от ГИТ по поводу несвоевременной выплаты заработной платы сотрудникам. Вероятнее всего, в трудовую инспекцию обратились сами работники фирмы. Работодателю пришлось признать нарушения. 

В ответном письме компания указала, что ею были приняты следующие меры реагирования:

• установлены сроки выплаты заработной платы в соответствии с ч. 6 ст. 136 ТК;

• внесены изменения в локальные нормативные акты в части установления сроков выплаты заработной платы;

• произведен перерасчет по заработной плате работникам в соответствии с требованиями ст. 236 ТК;

• к ответному письму были приложены документы: приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка, копии дополнительных соглашений с работниками, расчетные листки и копии документов, подтверждающих выплату заработной платы.

Благодаря этим действиям компания избежала проверки, потому что отсутствие письменного ответа — основание для ее начала.

Если предостережение направлено по ошибке

В этом случае работодателю нужно составить письменный ответ в трудовую инспекцию и подтвердить, что данных нарушений нет: например, сотрудники, указанные в предостережении, в компании не работают. Аргументированный документ, направленный в трудовую инспекцию, поможет во всём разобраться.

Что ждет работодателя, если он не отреагирует на предостережение

Руководителю компании, которая не выполнила предостережение надзорного органа, могут грозить разные санкции. Например, невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы или других платежей в рамках трудовых отношений ведет к административному взысканию. Если и в дальнейшем работодатель не примет меры, чтобы устранить нарушение ТК, то его даже могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.

Таким образом, игнорировать предостережения недальновидно, ведь за несвоевременное исполнение ч. 1 ст. 19.5 КоАП (Невыполнение в срок законного предписания) предусмотрены штрафные санкции:

• для граждан — до 500 рублей,

• для должностных лиц — до 2000 рублей или дисквалификация до трех лет,

• для юрлиц — до 20 000 рублей.

Грамотный ответ на запрос из трудовой инспекции укрепляет репутацию компании, поэтому его подготовка требует внимательности, компетентности и профессионализма HR-специалиста и юриста.

В аргументации важно учитывать законодательные нормы и сроки, указанные в документе — для этого внимательно изучаются предъявленные требования, а затем устраняются нарушения. Взаимодействие с трудовой инспекцией важно сделать конструктивным и направленным на соблюдение норм трудового законодательства.

В идеале, конечно, лучше нарушений не допускать вообще. Это возможно, когда кадровый учет в компании ведется профессионально, например, им занимаются сторонние профильные организации, а не штатный HR, на котором тысячи разных задач — и по найму, и по управлению персоналом, и по кадровому документообороту.

Минимизации ошибок и нарушений способствует также автоматизация кадрового учета, когда с кадровиков снимается «головная боль» в виде бумажной рутины, и появляется возможность уделять больше времени непосредственной работе с людьми, например, вовлеченности, мотивации, условиям труда. В таких компаниях лояльность сотрудников гораздо выше и можно не бояться жалоб в трудовую инспекцию.

Но какой бы способ управления персоналом компания ни выбрала — самостоятельно, или на аутсорсинге с помощью современных цифровых инструментов, главное — строгое соблюдение требований трудового законодательства, ведь это удобно сотрудникам и выгодно для бизнеса.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/595048/