Как рассчитываются командировочные

Что такое командировка 

Командировка — это поездка работника в другую местность по поручению работодателя. Цели могут быть разнообразными: выполнение производственных задач, проведение исследований, презентации, участие в конференциях и так далее. По окончании командировки работник возвращается на свое постоянное место работы.

В период командировки работодатель обязан сохранить за работником его должность и средний заработок, а также возместить расходы на проезд, проживание и другие затраты, связанные с выполнением служебного поручения.

Оформляется командировка в несколько этапов: 

1. Согласование даты начала и окончания командировки, а также места назначения. Это может происходить как внутри организации (между отделами), так и с внешними контрагентами.

2. Составление плана командировки, включающего цели и задачи, которые нужно выполнить в месте назначения, а также сроки и порядок их выполнения.

3. Оформление приказа о командировке, в котором указываются все необходимые данные — Ф. И. О. работника, место назначения, даты начала и окончания командировки и так далее. 

4. Приказ подписывается руководителем организации или другим уполномоченным лицом.

5. Нет приказа — нет командировки. Поэтому сотрудникам рекомендуется обязательно ознакомиться с документами. Это нужно, чтобы убедиться, что вас точно отправили в командировку, а за производственные травмы в случае чего вы получите страховые выплаты.

Как рассчитывают командировочные 

Командировочные, по сути, состоят из двух частей — суточных, которые сотрудники получает для поездки, и среднего заработка. Командировка — это не отпуск, а полноценные рабочие дни, поэтому за них положена оплата.

Суточные

Суточные выплачивают на весь период командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни в пути. Их размер не нормирован, а определяется в каждой компании отдельно. Сумма суточных должна быть отражена в коллективном договоре или другом локальном акте.

Суточные до 700 рублей за сутки по России и 2 500 рублей за сутки за рубежом не облагаются НДФЛ.

Допустим, в вашей компании платят 1 200 рублей в сутки за командировки по России. Значит, подоходный налог удержат не со всей суммы, а только с 500 рублей разницы между фактической суммой выплаты (1 200 рублей) и налоговым нормативом (700 рублей).

За суточные работники отчитываться не должны.

Средний заработок 

Командировочные выплачиваются не по окладу, а по среднему заработку в последние 12 месяцев.

Для расчета командировочных учитываются только фактически отработанные дни, а из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, другие командировки, время простоя.

Пример расчета. Иванов работает в компании 1,5 года. С 29 января 2024 года его отправляют в командировку. Значит, средний заработок будет рассчитываться в период с января по декабрь 2023 года. В этот период Иванов был в отпуске 21 день и брал четыре дня больничных. Всего рабочих дней в этот период — 247. Значит, фактически отработанные дни Иванова: 247 дней − (21+4) = 222 дня.

Далее нужно рассчитать средний заработок. При расчете командировочных учитывается:

• зарплата по окладу;

• зарплата по тарифу;

• сдельная зарплата;

• комиссионные вознаграждения;

• выплаты процента от прибыли компании;

• зарплата, выданная в неденежной форме;

• надбавки и доплаты к тарифным ставкам;

• гонорар или авторское вознаграждение;

• премии.

Не учитывается:

• ранее выданные командировочные;

• декретные пособия;

• больничные;

• отпускные;

• материальная помощь;

• возмещение за питание и прочее;

• оплата путевок или обучения.

Пример расчета. Зарплата Иванова — 40 тыс. рублей. В сентябре, когда он выходил в отпуск, вместе с отпускными он получил 38 тыс. рублей, а во время больничного в мае — 29 тыс. рублей. Также в 2023 году он получил премию 12 тыс. Значит, сумма учитываемых начислений сотрудника составит: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 38 000 рублей + 29 000 рублей + 12 000 рублей = 479 000 рублей.

Далее эту сумму нужно поделить на фактически отработанные дни периода: 467 000 / 222 дня = 2 157,66 рубля.

Это среднедневной заработок Иванова. Его нужно умножить на количество дней командировки, включая время в пути. 

Бывает такое, что дни командировки совпадают с выходными или праздничными днями. Если в эти дни работник привлекался к работе, они берутся в расчет. Оплачивается такой день в двукратном размере. 

Если сотрудник не привлекался к работе в выходной, то в расчет командировочных по среднему заработку этот день не берется. Выплачиваются только суточные.

Пример расчета. Иванова отправили в командировку с 29 января по 5 февраля 2024 года. На эти дни попадает два выходных — 3 и 4 февраля. Сотрудник проработал по заданию работодателя только один день из них, соответственно, нужно выплатить такие командировочные: 2 157,66 рубля × 6 рабочих дней + 2 157,66 рубля × 2 за работу в выходной день = 17 261,28 рубля.

Кого нельзя отправлять в командировки 

Есть категории сотрудников, которых нельзя отправлять в командировку. Это: 

• Беременные.

• Несовершеннолетние. Исключения: профессиональные спортсмены, творческие кадры и сотрудники СМИ.

• Сотрудники с инвалидностью. Нужно письменное согласие, а также заключение лечащего врача.

• Работники, которые зарегистрировались как кандидаты в выборный орган в период проведения выборов.

Также есть категория работников, которых отправить в командировку можно, но потребуется их письменное согласие, то есть у них есть право отказаться от поездки:

• Матери детей до 3 лет.

• Матери и отцы, в одиночку воспитывающие детей до 5 лет.

• Опекуны детей до 5 лет.

• Родители детей с инвалидностью.

• Сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками.

Все остальные работники не могут отказаться от командировки, если нет особых условий в коллективном договоре. 

Сколько платят за командировки и как их правильно оформить: главное 

• Командировка — поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения на определенный срок. 

• Командировка оформляется приказом директора.

• Работодатель несет расходы на транспорт и проживание. 

• Сотруднику выплачиваются две выплаты — суточные и командировочные, рассчитанные из среднего заработка за последние 12 месяцев.

• Размер суточных не зафиксирован, а определяется каждой компанией отдельно. 

• При расчете среднего заработка берутся не все календарные дни, а только фактически отработанные. Это значит, что из этого периода нужно исключить дни больничных, отпусков, простоя и других командировок.